Kassensysteme im Wandel
Kassensysteme sind schon seit einer ganzen Weile nicht mehr aus dem Einzelhandel wegzudenken. Die klassische Registrierkasse wurde unlängst von moderneren Systemen ersetzt, die allerhand Extras bieten, die Ihnen den Arbeitsalltag im Einzelhandel erleichtern. Wir informieren Sie über den Wandel der Kassensysteme von früher bis heute, erklären Ihnen, was ein Kassensystem ist, was es kostet und verraten Ihnen, welche Vorteile die neuen Kassensysteme für Ihr Unternehmen bereithalten.
Die Geschichte der Kassen
Moderne Kassensysteme erinnern überhaupt nicht mehr an den Urtypen der Registrierkasse, der seinen Ursprung im 19. Jahrhundert hat. Bis zu diesem Zeitpunkt mussten alle Tätigkeiten mühsam von Hand auf einen Kassenblock übertragen und am Ende des Tages mit voller Konzentration ausgewertet werden.
Die Geburtsstunde der Registrierkasse verdanken wir Mr. Ritty, dem seine Bilanzen am Monatsende so missmutig stimmten, dass er sich etwas hat einfallen lassen: die erste Registrierkasse für die Ladeneinrichtung. Zu diesem Zeitpunkt bestand die Kasse lediglich aus einer Holzkiste und zwei Tasten-Reihen, die eine Preisskala repräsentierten. Mit einem Hebel wurden einzelne Beträge addiert.
Etwas später kamen tastaturgesteuerte PC-Systeme hinzu. Die Tastaturen und kabelgebundenen Mäuse dieses Kassensystems waren im Alltag allerdings mehr als unpraktisch und der Stromverbrauch war immens.
Und was ist heute mit Kassen?
Bis heute fanden zahlreiche Entwicklungen und Neuerungen statt. Der technologische Fortschritt der letzten Jahrzehnte ist beachtlich. Mittlerweile lassen sich zum Kassensturz der getätigte Waren- und Geldverkehr aufs Genauste nachvollziehen.
Von Extras wie Touchscreen und cloudbasierten Systemen ganz zu schweigen. Der Stromverbrauch der heutigen Kassensysteme ist auf ein Minimum reduziert.
Geräusch- und Wärmeentwicklung gehören der Vergangenheit an.
Kassensystem - was ist das eigentlich?
Zur Peripherie eines Kassensystems gehören ein Belegdrucker und ein Screen zur Datenerfassung, der entweder extern verbaut wird oder direkt integriert wird. Zudem gehören Barcodescanner, Kartenlesegeräte für Kunden- oder Kreditkarten und ggf. auch ein Kundendisplay dazu.
Welche Kassensysteme gibt es?
Grundsätzlich lassen sich moderne Kassensysteme in drei Kategorien aufteilen:
- elektronische Registrierkassen
- PC-Kassen
- Point-of-Sale Systeme
Interessant: Je nach Typ laufen die Kassensysteme mit unterschiedlicher, branchenspezifischer Software unter Betriebssystemen wie Android, Linux, MacOS oder Windows.Die Systeme ermöglichen das ordnungsgemäße elektronische Speichern der Buchungen, den Datenexport und ggf. auch die direkte Übermittlung an das Finanzamt.
Was sind die Vorteile eines modernen Kassensystems?
Ein modernes Kassensystem Einzelhandel erleichtert Ihnen den Alltag ungemein. Im Folgenden möchten wir Ihnen die Vorteile eines fortschrittlichen Kassensystems in Kürze näherbringen.
- Schnittstellen zum Warenwirtschaftssystem
- Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung
- erleichterte und erweiterte Verwaltungsmöglichkeiten
(z.B. bei Kalkulation, Umsatzverfolgung und -optimierung, etc.)
- branchenspezifische Funktionalitäten
- Backoffice-Integration
- optimierte Arbeitsprozesse fürs Personal
- Erfassen und Ändern von Kundendaten
- Analyse- und Berichtsfunktionen
- optimiertes Lagerbestand-Management
Was kann ein gutes Kassensystem?
Seit 2016 müssen Registrierkassen als Ladenausstattung digitale Unterlagen bei Bargeschäften elektronisch aufbewahren. Es ist nicht mehr ausreichend, wenn Sie Papierbelege des Tagesabschlusses aufbewahren.
Wichtig: Ein gutes Kassensystem für den Einzelhandel sorgt dafür, dass die erstellten elektronischen Buchungen für die gesetzliche Aufbewahrungsdauer von mindestens 10 Jahren jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sind und speichert sämtliche Daten manipulationssicher.
Das bedeutet, dass auch Änderungen und Stornos so erfasst werden, dass diese jederzeit nachvollziehbar sind.
Kassensysteme von heute - wie funktionieren sie eigentlich?
Moderne Kassensysteme speichern die Kassendaten intern und stellen sie zum Export bereit oder speichern die Daten direkt bei einem externen Dienstleister in der Cloud. Der große Vorteil von modernen und technologisch hoch entwickelten Kassensystemen, die cloudbasiert sind, ist, dass sie ein webbasiertes Kassensystem zur Verfügung stellen.
Für Sie bedeutet das, dass sie jederzeit und von jedem Standort aus auf das System zugreifen können. Abgesehen davon werden die Daten hardwareunabhängig und sicher gespeichert. Verlorene Sticks und defekte Festplatten gehören damit der Vergangenheit an.
Zudem ist es möglich, dem Hersteller des Systems den Zugriff via Remote zu erlauben und Software-Updates auf das Kassen-System automatisch einspielen zu lassen, um die Kosten zu senken. Bedenken Sie aber, dass bei diesem Punkt eine stabile Internetverbindung und Vertrauen in den Händler unerlässlich sind – immerhin überlassen Sie diesem empfindliche Geschäftsdaten und das dürfen Sie auch nur insoweit, dass Sie die Bestimmungen der geltenden DSGVO nicht verletzen.
Was kostet ein Kassensystem?
Die Kosten für eine Kasse sind breit gefächert. Einfache Systeme, die niedrigeren Anforderungen genügen, sind bereits ab etwa 1.300 Euro zu erwerben. Nach oben hin sind den Systemen je nach Komfort, Funktionsumfang und Art des Systems keine Grenzen gesetzt. Mittlerweile gibt es sogar Kassensysteme, die auf Tablets laufen.
Tipp: Wenn Sie eine reine PC-Kasse nutzen möchten, fallen nur die Anschaffungskosten für die Hardware und die entsprechende Software an.
Diese Komponenten spielen eine große Rolle bei der Preisgestaltung:
- Art und Umfang der Kassensoftware
- Zubehör wie Kundendisplays
- Kassenhardware
- Peripherie
- Kosten für Support wie Fernwartung
- Kosten für den Serviceprovider
Kassensysteme unterstützen Sie vollumfänglich
Der Wandel der Kassensysteme in den letzten Jahrzehnten ist beachtlich und es gibt fortschrittliche Technologien, auf die heute kaum noch verzichtet werden mag und kann. Durch den Einsatz eines modernen Kassensystems erleichtern Sie sich selbst und Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag im Einzelhandel.
Viele Prozesse, wie die korrekte Erfassung aller Stornos oder das Analysieren von Umsätzen und das Erstellen von Berichten, können voll automatisiert ablaufen. Sämtliche Daten können mit einem geeigneten System extern und cloudbasiert erfasst werden, sodass Sie nie wieder in die Verlegenheit einer defekten Festplatte kommen, wenn das Finanzamt freundlich an die Tür klopft.
